Wat is strategisch implementeren

Sommige ambities of problemen vragen om iets extra’s. Een recht-toe-recht-aan benadering werkt niet. Het vraagstuk is complex, de impact is groot, de opdrachtgever verwacht problemen met de acceptatie van de koers of er is geen gedeeld beeld bij het vraagstuk onder de stakeholders. Voor dit soort verandertrajecten is de visie en aanpak van strategisch implementeren ontwikkeld. Waar ICT, besturing, proces, organisatie-inrichting en mindset bij elkaar komen.

Onze aanpak leidt tot slimmere implementaties. Slimmer omdat de context en identiteit van de organisatie meegenomen worden in de aanpak (bijv. wat doet men in het primaire proces). Slimmer doordat er meer acceptatie is voor de resultaten bij stakeholders (bijv. door echte invloed te geven op het definiëren van de oplossing). Slimmer omdat specifiek aandacht wordt besteed aan het borgen (bijv. eigenaarschap bij gebruikers). Slimmer omdat nagedacht is hoe de beoogde effecten van de resultaten kunnen optreden (bijv. een hogere NPS).

Wij zien implementeren als de kern van veranderen, gericht op het echt werkbaar krijgen van het resultaat. Vaak blijft implementeren beperkt tot gebruikers betrekken en een opleiding. Voor deze complexe verandertrajecten is dat niet toereikend. Dit vraagt om een concrete aanpak en oplossingen, goed stakeholderengagement, operationaliseren van de ambitie en een reeks van gerichte interventies. Met een doordachte implementatiestrategie kan het succes van een project of verandertraject aanzienlijk verhoogd worden. Dit vraagt om creativiteit, inzicht in veranderkundige theorieën, mens- en vakkennis, actief stakeholderengagement en geregeld gericht toetsen van de inhoud.

Onze inzichten, ervaringen en best practices hebben we gebundeld in meerdere opleidingen en masterclasses.

Implementatie diagnose

We starten met een implementatiediagnose (stap 1). Deze diagnose heeft als doel om het vraagstuk scherp te krijgen. Hiervoor is informatie van de stakeholders nodig. De diagnose is een interventie op zichzelf. Met de diagnose krijgen we inzicht in het vraagstuk, de onderliggende krachten, de kern van de business, het speelveld en de betrokkenen. Het effect is dat er meteen beweging ontstaat in het verandervraagstuk en hoe betrokkenen kijken naar het vraagstuk.

Naast de klant specifieke onderwerpen (inhoud: wat speelt er?) brengen we standaard onze 4 lenzen in kaart: dit zijn de verandernoodzaak, veranderbereidheid, verandervermogen en identiteit. Deze lenzen helpen het vraagstuk scherp te stellen: waar gaat het nu echt over? Elke lens brengt een essentieel stuk in van de puzzel. Een open deur, maar nog steeds waar: een goed begin is het halve werk!

Implementatie Strategie

In overleg met de opdrachtgevers bepalen we hoe en wat we van de diagnose delen met de stakeholders. Communicatie is en blijft een succesfactor. De reactie en dialoog over de uitkomsten van de implementatiediagnose zijn belangrijke input voor de implementatiestrategie. Samen met een kerngroep van stakeholders ontwikkelen we gezamenlijk een implementatiestrategie (stap 2). Deze betrokkenheid bij de strategievorming creëert commitment en verbinding tussen de betrokken partijen. De gezamenlijke gesprekken over te maken keuzes leiden tot bewustwording van wat echt nodig is voor deze verandering. Als de klant het zelf kan dan heeft dat de voorkeur. Het eigenaarschap voor de verandering ligt bij de klantorganisatie. Waar we kunnen empoweren we onze stakeholders.

Strategisch implementatieplan

Onze ervaring leert dat het bieden van structuur een breed gedragen behoefte is bij veranderen. Het strategisch implementatieplan (stap 3) verbindt enerzijds het management en de uitvoering (werkvloer) en anderzijds het informele en formele. Zo is vaak is een plan noodzakelijk voor het verkrijgen van budget. Het plan geeft een nadere invulling aan de implementatiestrategie en in deze stap wordt de veranderorganisatie vorm gegeven. Als het een projectmatige aanpak betreft, verrijken we het PID of projectplan met Strategische Implementatie elementen.

De vorm, lengte en boodschap van het plan worden afgestemd op de uitkomsten van stap 1 en 2. Bij elke stap bekijken we of we met bepaalde activiteiten al kunnen starten, zodat de implementatie al langzaamaan vorm krijgt.

Invoeren & borgen

Nadat groen licht is gegeven voor de aanpak en het plan, wordt gestart met het uitvoeren van de activiteiten. De focus van stap 4 is op het invoeren (willen en kunnen) en borgen (doen en blijven doen) van de nieuwe werkwijze (besturing en processen), de organisatie wijzigingen, het ICT systeem of de aangescherpte competenties. In de planfase hebben we al nagedacht over de interventies -uit onze gereedschapskist- die in deze fase nodig zijn, zowel voor het succesvol invoeren als het borgen van de resultaten op de langere termijn.

In alle stappen zorgen we voor samenhang en we blijven verbeteren en volharden totdat “het” werkt. We kunnen een regierol vervullen –zoals programmamanager- maar ook ondersteunend zijn. Onze rol passen we aan op datgene wat op dat moment nodig is, in de specifieke situatie van de klant.

De aanpak

De aanpak van Strategisch Implementeren bestaat uit 4 stappen:

Strategisch implementeren en projecten

De aanpak van Strategisch Implementeren kan worden toegepast op elke organisatievorm van veranderen. De 4 stappen zijn eenvoudig te verenigen met een programmatische of projectmatige aanpak of als de verandering wordt aangevlogen vanuit de lijn. We voegen dan specifieke elementen uit strategisch implementeren toe aan de standaard manier van (projectmatig) werken van een klant.

Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat in het veranderplan of PID de implementatiestrategie expliciet is uitgewerkt en helder is hoe mensen stapsgewijs worden meegenomen in het verandervraagstuk. Soms helpen we de opdrachtgever om de lijnorganisatie klaar te stomen voor de adoptie van de projectresultaten, terwijl iemand anders het project leidt.

Onze observatie is overigens dat veel vraagstukken te makkelijk als project worden gelabeld. En de afstand tussen projecten en lijn (operatie en beheer) is vaak te groot. Wij helpen werelden te verbinden (zoals business en ICT) en een brug te slaan tussen de wederzijdse behoeften.

Met het toepassen van onze aanpak en best practices neemt het rendement van verandertrajecten op de langere termijn toe.

Uitdagingen voor klanten

Wij helpen onze klanten vraagstukken helder te krijgen, we “slaan ze plat”.

We helpen de ambitie te operationaliseren naar wat betekent dit voor de dienstverlening, voor de processen en besturing, voor de organisatie-inrichting, voor de informatievoorziening. En we kijken eveneens naar hoe de stakeholders de ambitie percipiëren. Deze integrale benadering is kenmerkend voor ons.

Wij helpen klanten om een start te maken met de realisatie van hun ambitie.

Uit ervaring weten we dat veel klanten nog steeds moeite hebben om hun strategie of ambitie te operationaliseren en te laten landen. Soms weten klanten niet waar ze moeten beginnen. Na het plat slaan werken we samen met de klant uit welke stappen nodig zijn om de ambitie te realiseren.

Wij brengen de harde en zachte kant bij elkaar, wij verbinden business en ICT.

Wij ontwikkelen met de klant een implementatiestrategie waarin inhoud (de harde resultaten), de behoefte aan beheersing en de behoefte van mensen bijeenkomen. Door goed te luisteren en partijen te verbinden blijken veel mogelijke tegenstellingen geen tegenstellingen te zijn. We gebruiken veranderkundige theorieën om de beste aanpak te smeden.